Inschrijvingsgesprek

Tien tips voor een geslaagd inschrijvingsgesprek

Het inschrijvingsgesprek is vaak het eerste moment waarop je de ouders van een nieuwe kleuter ontmoet. Een belangrijk moment dus. Het startpunt van de samenwerking tussen jou en de ouders. Hieronder geven we een aantal tips om zoveel mogelijk uit het inschrijvingsgesprek of -moment te halen.

Wil je na de voorbereidingen checken of je er klaar voor bent?

Download de checklist 'inschrijvingsgesprek'.

1. Wat wil je met het inschrijvingsgesprek bereiken?

Met een goed inschrijvingsgesprek werk je aan drie belangrijke doelen:

  • Je geeft ouders een warm onthaal op school. Ze voelen zich meteen welkom.
  • Je regelt enkele administratieve zaken.
  • Je geeft en krijgt relevante informatie.

2. Zorg voor een duidelijke en verzorgde uitnodiging

Een warm onthaal start al bij de uitnodiging. Nodig de ouders uit met een duidelijke en verzorgde uitnodiging.
Vermeld daarop:

  • waar en wanneer de ouders verwacht worden;
  • wat er besproken wordt;
  • hoelang het gesprek zal duren;
  • welke documenten ze moeten meebrengen.

Bewerk onze voorbeeldbrief of voorbeeldflyer via de tool. Heeft jouw directie geen login ontvangen? Neem dan contact op via het contactformulier

3. Wie, waar, wanneer?

Beslis wie het inschrijvingsgesprek bijwoont. Dat kan iemand van de directie of van het secretariaat zijn, de klasleerkracht of een andere contactpersoon voor ouders. Doe het gesprek met hoogstens twee mensen van de school, zodat de ouders niet overdonderd worden tijdens het inschrijvingsgesprek.

Zorg voor een rustige plaats. Kies een lokaal waar jullie niet gestoord worden.

Toets af bij de ouders wanneer het voor hen past. Reserveer voldoende tijd.

4. Geef ouders een warm onthaal

Als ouders een warm onthaal krijgen, voelen ze zich meteen welkom.
Zorg ervoor dat ze gemakkelijk de weg vinden naar het inschrijvingslokaal. Bijvoorbeeld door een medewerker die de ouders onthaalt aan de ingang van de school of door een duidelijke bewegwijzering.

Geef ouders even de tijd voor je aan het inschrijvingsgesprek begint. Bied hen een koekje en wat te drinken aan. Heet hen welkom en stel jezelf voor.

Gebruik de voorbeeldwegwijzer in de tool. Heeft jouw directie geen login ontvangen? Neem dan contact op via het contactformulier.

5. Het inschrijvingsgesprek als boost voor ouderbetrokkenheid

Ouderbetrokkenheid versterkt de schoolloopbaan van alle kinderen. Leg tijdens het inschrijvingsgesprek uit op welke manieren ouders kunnen deelnemen aan de school- en klaswerking. Stel hen de werking van het oudercomité, de ouderraad of werkgroepen voor. En vertel hen hoe ze op de hoogte kunnen blijven van het reilen en zeilen van de school.

Je kunt ook polsen naar hoe de ouders het zelf zien. Hoe willen ze communiceren met de school? Aan welk soort activiteiten willen ze meewerken? En vooral, waardeer wat de ouders thuis doen. Thuisbetrokkenheid is en blijft belangrijk voor alle kinderen.

Wil je verder nadenken over welke plaats ouders op jouw school krijgen? Of over de manier waarop je met hen communiceert? Download de instrumenten communicatie met ouders en samenwerken met oudersVan elk instrument is er een A4- en een A3-versie.

6. Geef relevante informatie

Tijdens het inschrijvingsgesprek informeer je ouders over de schoolwerking. Denk goed na over welke informatie jullie als school het belangrijkste vinden. Bijvoorbeeld: wie zit er in het schoolteam? Welke afspraken en verwachtingen gelden er op school? Wat zijn de belangrijkste regels uit het schoolreglement? Voor welke materialen zorgt de school zelf? Hoe communiceert de school met de ouders? Wanneer staat het wenmoment op het programma?

Beperk je tot die info die ouders echt moeten weten zodat ze niet overdonderd zijn. Er volgen later nog andere infomomenten voor de ouders.

Geef de ouders een document mee met de belangrijkste info. Moeten er formulieren ondertekend of ingevuld worden? Geef die dan ook mee zodat ouders thuis alles rustig kunnen nalezen.

Stel je schoolteam voor via de 'wie is wie'-affiche in de tool. Heeft jouw directie geen login ontvangen? Neem dan contact op via het contactformulier.

7. Toon ouders het schoolgebouw

Een rondleiding op school biedt veel kansen. Een bezoek aan de refter, de turnzaal, de speelplaats en de schoolbibliotheek vertelt veel over wat de kinderen doen op school. Als ouders het gebouw kennen, gaan ze gemakkelijker met hun kinderen over de school praten. Het verlaagt ook de drempel voor ouders om naar school te komen.

Heb je niet genoeg tijd voor een rondleiding? Neem foto’s van deze plekken en bekijk ze met de ouders. Of misschien staat er binnenkort wel een rondleiding op school op het programma? Bezorg de ouders de datum van die rondleiding.

8. Vraag ook informatie

Administratieve informatie is noodzakelijk, maar ook meer persoonlijke informatie is belangrijk. Pols naar de interesses en de hobby’s van de ouders en hun kind. Zo toon je interesse voor hun leefwereld.

9. Aandacht voor taal

Niet alle ouders spreken goed Nederlands. Besteed aandacht aan duidelijke taal. Gebruik eenvoudige taal en spreek niet te snel. Gebruik visuele ondersteuning en check bij de ouders of ze het begrepen hebben.
Meer tips vind je in de Gids voor duidelijk Nederlands op school van het Huis van het Nederlands Brussel en het Onderwijscentrum Brussel.

Als de communicatie heel moeilijk loopt, kun je een tolk inschakelen. Huur een webcamtolk, een tolk ter plaatse of een telefoontolk via het Sociaal Vertaalbureau van Brussel Onthaal vzw. Scholen krijgen korting en betalen 5 euro per uur (in plaats van 48 euro).
Of ga na of iemand uit je team of iemand van de ouders kan vertalen.

10. Wat na het inschrijvingsgesprek?

Bekijk hoe je de info die je van de ouders kreeg, bewaart en deelt met het team. En maak afspraken over wat je met deze info doet. 

Wil je nagaan of je er klaar voor bent? 
Overloop de checklist 'inschrijvingsgesprek'.